Dichiarazione sulla protezione dei dati del Gruppo Merbag

Per dati personali si intende qualsiasi informazione relativa a una persona fisica identificata o identificabile. Trattiamo le categorie di dati personali elencate di seguito, sebbene in singoli casi possano essere trattati anche altri dati personali:

Possiamo ricevere dati personali anche da altre società del Gruppo Merbag (si veda punto 2) o da terzi (ad es. da società con cui collaboriamo, da persone che comunicano con noi, da fonti pubbliche). Questo è ad esempio il caso:

• di partner contrattuali, ad es. produttori e fornitori di automobili o società di leasing;
• di altre società all’interno del Gruppo Merbag;
• del datore e dei colleghi di lavoro in relazione a una candidatura relativa alle funzioni e alle qualifiche professionali;
• di terzi, quando la corrispondenza e lo scambio di informazioni riguardano la persona interessata;
• di persone vicine, come familiari, rappresentanti legali ecc. (ad es. l’indirizzo per consegne, referenze o deleghe);
• di servizi per il credito, ad es. quando raccogliamo informazioni sulla solvibilità;
• della Posta Svizzera e dei list broker, ad es. per l’aggiornamento degli indirizzi;
• di banche, assicurazioni, partner di distribuzione e altri partner contrattuali per acquisti e pagamenti;
• di fornitori di servizi online, ad es. fornitori di servizi di analisi di Internet;
• di servizi d’informazione per la conformità ai requisiti di legge, come la lotta al riciclaggio di denaro e le restrizioni alle esportazioni;
• di autorità, parti e altri terzi in relazione a procedimenti ufficiali e giudiziari;
• di società di monitoraggio dei media in relazione ad articoli e servizi in cui la persona appare;
• di registri pubblici come il registro delle esecuzioni o il registro di commercio, di agenzie pubbliche come l’Ufficio federale di statistica o di Internet.

Trattiamo i dati personali per gli scopi illustrati qui di seguito (si veda anche la nostra informativa sui cookie). Queste finalità o i loro obiettivi soggiacenti rappresentano interessi legittimi nostri e, se del caso, di terzi. Per maggiori informazioni sulle basi giuridiche del nostro trattamento si rimanda al punto 6.

Trattiamo i dati personali per l’amministrazione interna del Gruppo, in particolare per:

• la gestione IT;
• la contabilità e la gestione finanziaria;
• la contabilità debitori (ad es. elaborazione e registrazione delle fatture e dei pagamenti dei clienti, monitoraggio e riscossione delle fatture in sospeso dei clienti);
• la contabilità creditori (ad es. registrazione, invio e pagamento delle fatture dei creditori);
• la conservazione dei dati e la gestione dei nostri archivi;
• la formazione e i corsi;
• l’amministrazione dei beni immobili (manutenzione)
• l’archiviazione e la gestione centralizzata dei dati utilizzati da diverse società del Gruppo Merbag;
• la revisione o l’esecuzione di operazioni di diritto societario (ad es. acquisizioni, vendite e fusioni di società)
• inoltrare le richieste ai reparti competenti (ad es. se si invia una richiesta a Mercedes-Benz Automobili SA che riguarda una filiale);
• la cessione di crediti in cui forniamo all’acquirente, ad es., il tipo e l’importo del credito e i dati di contatto del debitore;
• la revisione generale e il miglioramento dei processi interni.

In particolare, trattiamo dati di base, dati contrattuali e dati tecnici, ma anche dati comportamentali e di comunicazione.

In caso di una nostra richiesta di consenso per determinati trattamenti (ad es. per il trattamento di dati personali degni di particolare protezione, per l’e-mail marketing e per il controllo della pubblicità e l’analisi comportamentale sul sito web), informeremo separatamente sulle corrispondenti finalità del trattamento. È possibile revocare il proprio consenso in qualsiasi momento con effetto futuro (si veda il punto 2 sulle opzioni di contatto). Per informazioni su come revocare il consenso al tracciamento online, consultare l’informativa sui cookie. Una volta ricevuta la notifica della revoca del consenso, non tratteremo più i dati dell’utente per gli scopi per i quali aveva originariamente fornito il consenso, salvo che non vi sia un’altra base giuridica per farlo. La revoca del consenso non inficia la legalità del trattamento avvenuto sulla base dello stesso fino al momento della revoca.

Laddove non richiediamo il consenso per il trattamento, basiamo il trattamento dei dati personali sulla necessità o meno di un’elaborazione per l’avvio o la gestione di un contratto con il cliente o su un eventuale interesse legittimo a farlo da parte nostra o di terzi, quindi in particolare per perseguire le finalità e gli obiettivi associati e di cui al punto 5 nonché per poter attuare misure corrispondenti. I nostri interessi legittimi comprendono anche il rispetto delle disposizioni di legge, nella misura in cui ciò non sia già riconosciuto come base giuridica dalla rispettiva dichiarazione applicabile in materia di protezione dei dati (ad es. la LPD in Svizzera o il GDPR nel SEE). Tuttavia, questo include anche il marketing dei nostri prodotti e servizi, l’interesse a comprendere meglio i nostri mercati e a gestire e sviluppare la nostra società, compresa la gestione operativa, in modo sicuro ed efficiente.

Quando riceviamo dati sensibili (ad es. dati sulla salute, informazioni sulle opinioni politiche, religiose o ideologiche), possiamo trattare i dati anche alla luce di altre basi giuridiche, ad es. in caso di controversie dovute alla necessità del trattamento per un eventuale processo o per l’esecuzione o la difesa di rivendicazioni legali. In singoli casi, possono entrare in gioco altre motivazioni legali, che vi comunicheremo in separata sede, ove necessario.

Come spiegato al punto 7, comunichiamo i dati anche ad altri enti. Questi non si trovano solo in Svizzera e nel SEE. In alcuni casi i dati personali delle persone interessate potranno quindi essere trattati anche negli Stati Uniti e, in casi eccezionali, in qualsiasi Paese del mondo. Questi Paesi potrebbero non avere leggi che garantiscono un livello adeguato di protezione dei dati dal punto di vista della LPD o del GDPR.

Se un destinatario si trova in un Paese in cui non esiste un’adeguata protezione legale dei dati, gli imponiamo per contratto di rispettare la legge applicabile in materia di protezione dei dati (le cosiddette clausole contrattuali standard), nella misura in cui non sia già soggetto a un regolamento riconosciuto a livello legale volto a garantire la protezione dei dati e noi non possiamo basarci su una disposizione eccezionale. Può essere prevista un’eccezione, in particolare nel caso di procedimenti legali all’estero, qualora l’esecuzione di un contratto richieda tale divulgazione o se l’utente abbia acconsentito. Le clausole contrattuali standard che utilizziamo sono state approvate, emesse o riconosciute dalla Commissione Europea e dall’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (cfr. ad esempio qui). Tali misure contrattuali, tuttavia, non possono eliminare completamente tutti i rischi (in particolare quelli dell’accesso dello Stato all’estero).

Possiamo valutare automaticamente («profiling») alcune caratteristiche personali dell’utente sulla base dei suoi dati (punto 3) per gli scopi indicati al punto 5, se vogliamo determinare i dati di preferenza, ma anche per determinare i rischi di abuso e di sicurezza, per effettuare valutazioni statistiche o per scopi di pianificazione operativa. Per gli stessi scopi, possiamo anche creare profili, ossia combinare i dati comportamentali e di preferenza, ma anche i dati anagrafici e contrattuali e i dati tecnici assegnati alla persona interessata, per comprenderla meglio a livello di persona, con i suoi diversi interessi e altre caratteristiche. In entrambi i casi, prestiamo attenzione alla proporzionalità e all’affidabilità dei risultati e adottiamo misure contro l’uso improprio di questi profili o del profiling. Se questi possono avere effetti legali o svantaggi significativi per il cliente, in genere è prevista una verifica manuale.

Trattiamo i dati finché richiesto dalle nostre finalità di trattamento, dai periodi di conservazione previsti dalla legge e dai nostri legittimi interessi di trattamento a fini documentali e probatori, oppure finché è tecnicamente necessaria una conservazione.

A tal riguardo ci orientiamo in base ai seguenti periodi di conservazione:

• Contratti: in genere conserviamo i dati di base e contrattuali, nonché i relativi dati comportamentali e di preferenza, per dieci anni dall’ultima attività contrattuale o dalla fine del contratto.
• Dati di comunicazione: le e-mail, le comunicazioni tramite modulo di contatto e la corrispondenza scritta vengono generalmente conservate per dieci anni.
• Dati tecnici: di solito conserviamo i dati di log per 14 mesi. I cookie vengono solitamente conservati per un periodo compreso tra pochi giorni e due anni, a meno che non vengano cancellati immediatamente dopo la fine della sessione.
• Registrazioni audio e video: il periodo di conservazione varia a seconda dello scopo. Si va da pochi giorni per le registrazioni delle telecamere di sicurezza a diversi anni per i resoconti di eventi con immagini.
• Candidature: di norma, cancelliamo i dati delle candidature entro sei mesi dal completamento del processo di candidatura o dal rifiuto della stessa. Con il consenso della persona interessata, conserveremo i dati di candidatura nel nostro pool di candidati per un massimo di due anni, in modo da poter prendere il candidato in considerazione per future offerte di lavoro. Inoltre, in caso di rifiuto di una candidatura, conserviamo i relativi dati in forma anonimizzata (ad es. sesso, età, motivo dello scarto, nazionalità, tipo di candidatura ricevuta, posto vacante ecc.) per finalità statistiche per un massimo di cinque anni.

Allo scadere di tali periodi, cancelliamo o rendiamo anonimi i dati personali, salvo indicazione di un periodo di conservazione più lungo in singoli casi o per i motivi sopra citati (scopi probatori, requisiti legali o contrattuali, necessità tecniche).

Adottiamo misure di sicurezza ragionevoli per mantenere la riservatezza, l’integrità e la disponibilità dei dati personali, per proteggerli da un trattamento non autorizzato o illegale e per proteggerci dai rischi di perdita, alterazione accidentale, divulgazione o accesso non autorizzati.

La dichiarazione applicabile in materia di protezione dei dati concede il diritto di opporsi al trattamento dei dati in determinate circostanze, in particolare per finalità di marketing diretto, del profiling operato per la pubblicità diretta e altri legittimi interessi di trattamento.

Nella misura in cui sono soddisfatti i rispettivi requisiti applicabili e non si applicano le eccezioni previste dalla legge, sussiste inoltre il diritto di:

• richiedere informazioni sui dati personali in nostro possesso;
• richiedere la correzione di dati personali errati o incompleti;
• richiedere la cancellazione o l’anonimizzazione dei propri dati personali;
• richiedere la limitazione del trattamento dei dati personali;
• richiedere la consegna di alcuni dati personali in un formato elettronico usuale o la loro trasmissione a un altro titolare del trattamento;
• revocare il consenso con effetto futuro, nella misura in cui il nostro trattamento si basa sul consenso della persona interessata.

Se si desidera esercitare tali diritti, invitiamo a contattarci (per i nostri dati di contatto si rimanda al punto 2) o utilizzare uno dei nostri moduli:

• modulo di richiesta informazioni
• modulo di richiesta di cancellazione

Per poter escludere un uso improprio, è necessario identificare la persona interessata (ad es. con una copia del documento d’identità, qualora non fosse possibile in altro modo).

Sussiste inoltre il diritto di presentare un reclamo all’autorità di vigilanza della protezione dei dati nel Paese di residenza:

• l’autorità di vigilanza in Svizzera è l’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT).
• l’elenco delle autorità del SEE è disponibile qui.

Possiamo modificare la presente dichiarazione sulla protezione dei dati in qualsiasi momento. La versione pubblicata su questo sito web è aggiornata.

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